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hiroishi
hiroishi, システムエンジニア
カテゴリ: ネットワークセキュリティー
満足したユーザー: 2543
経験:  コンピュータシステムの運用管理、および障害時のトラブルシューティングを行ってきました。サーバ系のOSやデータベース、ジョブ管理などをはじめ、クライアント系もWindows中心にセットアップや環境設定、エンドユーザ様からのQ&A対応、簡単なプログラム作成などを行ってきております。これまで経験したことのないことにおいても、日々勉強してお客様に満足いただけるよう精進してまいりたいと思います。
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会社を退職した社員が使用していたメールアドレス・メールの送受信したデータの管理についてアドハイスをいただけるでしょうか？

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会社を退職した社員が使用していたメールアドレス・メールの送受信したデータの管理についてアドハイスをいただけるでしょうか？
Jie Ketsu
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退職者のメールアドレスおよび送受信のデータは速やかに削除すべきかと思います。

理由としましては、アドレスやデータを残しておいた場合、退職者の方が、
自宅などからアクセスをし、企業の秘密情報等を取得できる可能性が残るからです。
それが流出すれば、企業側にも被害が発生します。

アドレスをそのままにしておいては、パスワードなど定期的に変更することができず
第三者に漏れてしまった場合に、セキュリティ的な問題になる可能性もあります。

また、メールアドレスの使いまわしもやめたほうが良いです。
（退職したことを知らずに）退職者と交流のあった方からのメールが、新たに付与した人のところに送付された場合
ここに秘密情報等が入っている場合もあります。
知らない（交流のない）人にメールが届く訳ですから、相手の方の心証がわるくなり
ひいては対企業への印象も悪くなる可能性があります。

以上のことから、アドレス、データ等は削除された方がよいと思います。

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質問者: 返答済み 3 年 前.
24773;報ありがとうございます。アドレスに関しては削除しなければならないことは理解できましたが、送受信メールに関しては、過去のメールを確認したいことがあると思いますが、そのようなデータ等の保存に関してはどうでしょうか？

企業が貸与していたメールアドレスに関しても
企業が無制限で内容の閲覧をすることはできません。

プライバシー制限とならないようメールをチェックする場合は
東京地方裁判所平成13年12月3日判決で認められた次の3つの要件を満たすよう、注意が必要です
・閲覧する社員が、社内でメールを監視する立場にあること
・メールを閲覧すべき合理的な理由があること
・メールチェックの方法が適正であること

この要件に従って、次のようなケースについて、メールを閲覧することが適正であると判断されるかどうか、考えてみてください。

必要なメールに関しては、引継ぎの際などに新しい担当者へ転送するなどしていたほうが
後のトラブルになりにくいと思います。

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企業が貸与していたメールアドレスに関しても
企業が無制限で内容の閲覧をすることはできません。

プライバシー制限とならないようメールをチェックする場合は
東京地方裁判所平成13年12月3日判決で認められた次の3つの要件を満たすよう、注意が必要です
・閲覧する社員が、社内でメールを監視する立場にあること
・メールを閲覧すべき合理的な理由があること
・メールチェックの方法が適正であること

この要件に従って、次のようなケースについて、メールを閲覧することが適正であると判断されるかどうか、考えてみてください。

必要なメールに関しては、引継ぎの際などに新しい担当者へ転送するなどしていたほうが
後のトラブルになりにくいと思います。

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質問者: 返答済み 3 年 前.
20250;社で管理しているデータは会社の資産と理解しています。個人的なメールは退社前に削除すべきですが、仕事にかかわるメール・添付ファイルは直属の上司または引き継ぎ担当者に渡すべきと理解してよいでしょうか？

もちろんデータは会社の資産という理解でよろしいと思います。
また、仕事にかかわるメールやファイルなどは引継ぎなどで残留者に引き渡すのがベストです。
しかし、十分な引継ぎもできない場合もあるかと思います。

差し出がましいとは存じますが
今後メーリングリストを活用をしてみてはどうでしょうか。
個人対個人でメールのやり取りをするのではなく、
ご存じかもしれませんが、
メール送信の宛先をグループ（課・部など）にして、所属している人に等しくメールが配信されるシステムです。
そうすると担当者が退職、離職などされた場合でも、過去のやり取りのメールは
所属している人たちにも配信されているわけですから、いちいちメールの内容まで引継ぎする必要もなくなります。

当方の経験からして
ITリテラシーや情報セキュリティの高い企業様では
退職、離職時にはHDDの初期化をして返却するところまであります。
ですので、個人のメールボックスの中まで見るようなことは一切ありませんでした。

ご参考までに
hiroishi, システムエンジニア
カテゴリ: ネットワークセキュリティー
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経験: コンピュータシステムの運用管理、および障害時のトラブルシューティングを行ってきました。サーバ系のOSやデータベース、ジョブ管理などをはじめ、クライアント系もWindows中心にセットアップや環境設定、エンドユーザ様からのQ&A対応、簡単なプログラム作成などを行ってきております。これまで経験したことのないことにおいても、日々勉強してお客様に満足いただけるよう精進してまいりたいと思います。
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