ご質問、ありがとうございます。
利用規約とは、サービスの提供者が提供するサービスを利用者が利用する際、利用するための条件,規則,約束事など、そのサービスの利用者が守らなければならないルールなどを定めたものです。
法律的にはサービス提供者と利用者の間の民法上の契約になり、利用規約の内容が契約の内容になります。
ただ、書面を準備すれば良いというわけではなく利用者は提示された利用規約に同意することでルールに従う義務が生じます。
サービスを利用するためには同意が必要になるということであり、「このようなルールでサービスを提供すます、あるいは、このようなルールに従ってもらえればサービスを利用できます」という内容に同意したことになります。
同意書とは、相手の意見に対して「同意します」という意思表示を書面にしたものです。
利用規約や同意書に記載されている内容について有効な同意があったことを証明する証拠として機能し、主にサービスの利用者に発生した損害について、サービス提供者の損害賠償責任を制限,免除するためのルールを記載した、いわゆる「免責事項」に利用されます。
ただ、証拠となるには書面に署名があるだけではなく利用者が読んで内容を理解し、利用者の意思に基づいて同意していることが必要です。
ただ、利用規約を記載した書面の最後に「以上の利用規約に同意します」旨の一文を添え、同意書の作成を省くことは一般的にあります。