東京都にすむ27歳の息子です。母の私が連帯保証人で、賃貸契約途中ですが、世間の評判等で、キャンセルすべきと思い電話を

こんにちは。

手付金は、契約上必要な代金の一部に充当するはずで、契約が成立していないのであれば、返されるべきものです。
損害金については、契約するように途中まで進めつつ、それをキャンセルしたということは、相手の言うとおり、その間ビジネスチャンスを失ったわけです。４万円という金額はさておき、何らかの金銭を請求されてもやむを得ない面はあります。ただ、質問者様の立場からは「４万円の根拠を示せ」というスタンスで臨むといいでしょう。

さて、キャンセル手続をとるとのことですが、契約が成立していない段階ですから、契約を締結しない旨を明らかにすれば十分です。郵送でも有効です。ただし、「そんなものは届いてない」と言われないためにも、配達記録をつけて送るといいでしょう。こういった交渉は電話は効果がありません。

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拝啓
　○○（以下、「通知人」といいます）は、○○（以下、「被通知人」といいます）に対し、以下のとおり通知いたします。
　通知人は、被通知人と、＊＊（物件名を書いてください）に関して賃貸借契約締結に向けて交渉中でしたが、諸般の事情により、本契約の締結を取りやめることにいたしました。つきましては、今後本契約の締結に向けた交渉を一切お断りいたします。
　また、平成２４年＊月＊日支払いの手付金８万円につきましては、本書面到達後、○日以内に、下記口座に振り込む方法でお支払いいただきますようお願いいたします。
　　　　　　記
＊＊銀行　＊＊支店・・・・（口座情報を記載する）
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