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OUTLOOK2010を使用しています。不良なメールを削除しようとしたら、「Outlookの保存ファイルのサイズがこの最大値に達したました...」との警告が出ます。Outlook

質問者の質問

OUTLOOK2010を使用しています。不良なメールを削除しようとしたら、「Outlookの保存ファイルのサイズがこの最大値に達したました...」との警告が出ます。Outlook の.pstを新形式に変えると保存サイズを変えられる...とでるのですが、その方法がわかりません。
投稿: 4 年 前.
カテゴリ: データベース
専門家:  tsukuba_frog 返答済み 4 年 前.

Outlook2010をお使いということでしたら、

http://office.microsoft.com/ja-jp/outlook-help/HP010356304.aspx

こちらが該当すると思いますよ。

この手順1、手順2の通りに作業すれば解決するかと思います。

質問者: 返答済み 4 年 前.

間違って承諾ボタン押してしまったが、Tryしましたが、成功してません。 C:Users¥keiichi ota¥Documents¥Outlookファイル¥backup.pstをインポートするファイルに選択し、次へを押したら、「ファイルが見つかりません。パスとファイル名が正しいかどうか確認下さい」と警告が出ました? 現在、Windows7(C)のユーザーFolder中、私のKeiichi OtaのOutlook Folderに現在、archive 更新2011/03/26, Outlook 2012/04/05, 個人フォルダー(1) 2011/03/22が存在します。 後、どこかにarchive1があり、、又作成したばかりのarchive2があります。何を選択すべきなのかわかりません?

質問者: 返答済み 4 年 前.
複雑な質問で恐縮です。前のWindouwsXP機でOutlook2003を使用して。その後、Windows7のDeskTopとLapTopを併用していて、特にMAILのデータは前機からの移行時から変な感じでした。 再度、整理しますと。Windows7(C)のユーザーFolder中、私の名のKeiichi OtaのOutlook Folderに現在、archive 更新2011/03/26, Outlook 2012/04/05, 個人フォルダー(1) 2011/03/22が存在します。 又、Keiichi Ota→マイドキュメント→Outlookファイルでarchive1 2012/04/05, archive2 2012/04/05(作成したばかり)、XXXXX@XXXXXX.XXX(1), XXXXX@XXXXXX.XXXの4つのフルダーが存在しています。これがなんでかわかりません?
専門家:  tsukuba_frog 返答済み 4 年 前.

ちょっと2点、確認させてください。

(確認点1)
「C:Users¥keiichi ota¥Documents¥Outlookファイル¥backup.pstをインポートするファイルに選択し、次へを押したら、「ファイルが見つかりません。パスとファイル名が正しいかどうか確認下さい」と警告が出ました?」
との事ですが、
これはリンク先の「手順2」の「5.」の操作の時でしょうか?

(確認点2)
「手順1」の「2.」ではなんと入力しましたか?
(作成したばかり、とのことですので「archive2」と入力したのでしょうか)



また、行っている操作を誤解しているのかも知れませんので
もしご理解済みでありましたら失礼ですが、
念のため概要をご説明します。

そもそもエラーが出ている原因は、Outlookのメールデータを保存しているデータファイルの
内部形式が古く、上限が小さいためです。
前のPCからそのまま引き継いで来ているため、形式がそのままなのでしょう。
それ自体はやむを得ない事です。

その問題の解消のため、
「手順1」で、Outlook2010用の新しい形式のデータファイルを空の状態で作成し、
「手順2」で、これまで古い形式のデータファイルに保存していたメールデータを
そこにコピーする(インポート)、という事をします。
そして今後は「手順1」で作成したデータファイルを使い続けていく、という使い方になる事になります。

もし「手順1」で「archive」という名前でデータファイルを作成していたとしたら
ちょっと何か誤解をなさっているかな?と思いご説明させて頂きました。

質問者: 返答済み 4 年 前.

お返事有難う御座います。昨日の混乱から多少気持ちが落ち着いております。 先ず、手順1の2で[Outlook データ ファイルを開くまたは作成する] ダイアログ ボックスの [ファイル名] ボックスに Archive2と入力して新しいFolderを作りました。 その後、手順2の4でarchive1を選択しましたら、、「ファイルが見つかりません。パスとファイル名が正しいかどうか確認下さい」 と警告が出ました?」と出ました。 本日、同じFolderにあるarchiveと言う昨年2011/03/26日の古い方のfileを選択し、作成したarchive2にImportしましたら、完了できました。 さてこれで、問題の解決になったのでしょうか? OutlookのOptionの古いアイテムの整理の移動先に出来たてのarchive2を指定すれば事が足るのでしょうか? 更に、出張の際、Desk Top PCのOutlookデータをNote PCにCopyする場合は、OutlookとArchive2をコピペすれば良いのでしょうか?

質問者: 返答済み 4 年 前.
別に更なる質問をお送りしております。ご確認下さい。
専門家:  tsukuba_frog 返答済み 4 年 前.

すみません、私の方がご質問者様の使い方を誤解していたようです。

「古いアイテムの整理の移動先」に『archive』を指定していて、
最初の質問の「不要なメールを削除」というのは『Outlook』の中のメールのデータを
『archive』の中に移動させる事を指していて、
その際に『archive』が溢れそうになって警告が出た、
ということだったのですね。

そういう事であれば、「古いアイテムの整理の移動先に出来たてのarchive2を指定す」る事で
問題解決です。



なお、出張の際の二台のPCの同期の件ですが、
基本的にはそれでOKです…が、

そもそもこのファイルを直接コピーするのはあまり良くないと思います。
このデータファイルが壊れて過去のメールが読めなくなった、という話は
結構よく聞く話ですので。

その代わり、「片方でメールを受信してしまうともう片方で取れない」という事が
何とか出来ればよいのであれば、
「サーバにメールのコピーを置く」設定にしてはいかがでしょうか。

http://help.ocn.ne.jp/ols/tr/mail/13236_trm_ol2010.html

こちら、OCNのサイトですが、
ここの「11.」のところを参考にして頂き、
画面下の方の「配信」の部分で
「サーバーにメッセージのコピーを置く」にチェックをすれば、
そのPCでメールを受信した後でも他のPCでメールが受信できるようになります。
これを2台ともに設定しておけば、どちらでもひと通りメールが受け取れることになります。

ただし「送信済みメール」は送ったPCにしか残らないのですが、
送信時に自分のアドレスを「Bcc:」に入れておく事で
相手には分からずに自分の受信トレイに、送ったメールをコピーしておく事ができ、
そういった形で2台のPCでメールを使っている方もいます。

ご参考まで。

質問者: 返答済み 4 年 前.

何度も聞いて申し訳ない。 出張の際の二台のPCの同期の件ですが、余り一般的では無い事承知しています。今まで、Ourtlookが急に止まり、再起動する現象が何度か発生しています。本当、データファイルが壊れそうで...「サーバにメールのコピーを置く」設定もありかと思いますが、NET環境のない海外に出張する事もあり、サーバーのアクセス出来ない所で、過去のMail履歴を見ることも出来るのでしょうか? 出来れば、今まで通りコピペで済ませたいです。

ところで、現在ルート(c:)User→Keiichi OtaのOutlookファイルに「Outllook」と「個人用フォルダー」が存在。 後、更にMy Docoment→Outlookファイルに「archive」「archive1」「archive2」「k-ota@yamatoya-jpcom(1)」「XXXXX@XXXXXX.XXX」の5つのFileが存在する様になりました。 今度は、一体どのFileをコピペすれば良いのか判らなくなりました...?

専門家:  tsukuba_frog 返答済み 4 年 前.

この場合の「サーバーにメッセージのコピーを置く」の設定は
単に「片方のPCで受信した後に、もう片方のPCでも受信できるように置いておく」だけの意図なので、
受信済みのメールのデータは今と変わらずPC内に保存されます。
net環境が無い場所に出張なさる場合でも、その直前に受信さえしておけば問題ありませんよ。

もっとも、今の使い方でも、pstファイルをコピーする際は必ずOutlookを終了させた状態で行い
定期的にpstファイルのバックアップを取っておくなどすれば
破損してもある程度被害は抑えられると思います。


メールのデータファイルが増えてしまった件ですが、
ひとまず「archive」は「archive2」にコピーしたのでそれは不要だとは思いますが
そのほかのファイルに関しては
一度中身を確認した方がいいのではないでしょうか…。
http://kb.live-style.jp/exchange/Lists/Posts/Post.aspx?ID=227
こちらのサイトを参考にしますと、各データファイルをOutlookで開いて
中に入っているメールなどを確認出来ますので、
その上で、コピーして同期する必要があるか、ご判断なさるのが確実かと思います。

質問者: 返答済み 4 年 前.

引き続きご回答有難う御座います。 「サーバーにメッセージのコピーを置く」の設定の件ですが、やっと理解しました。この方法、昔やっていましたが、私にはコピペの方がシックリ行くので、結局現行のやり方になりました。データファイルが壊れない事祈るばかり。 

ところで、指導された方法で各ファイルを開いてみましたが、何も入っていない様です。Folder削除しようとしたら、「アクセス権が無いとか、管理者に聞け...」とかの警告が出ます。右クリックのPropertyで管理に関するタブを確認しようとしましたけど、それに該当する所が見つかりません。どうやって削除すればよいのか? 又、素人質問でスイマセン。

専門家:  tsukuba_frog 返答済み 4 年 前.

 

削除できない件ですが、


・Outlookで開いて起動中ということはないですか?
 その場合はデータファイルを閉じて、Outlookを終了させてからお試しください。

 

・Windows 7 のエディションは何でしょうか?

 Home Premiumだと、仕様上フォルダのプロパティに「セキュリティ」タブが表示されません。

 セーフモードで起動すると削除できると思います。

 ProfessionalやUltimateの場合細かい設定はあるのですが

 いずれもセーフモードで削除するのがシンプルだと思います。

 

 ただしフォルダやファイルの所有権が無い場合だと削除できないので

 http://technet.microsoft.com/ja-jp/library/cc753659.aspx

 こういった手順で所有権をつけてから削除する事になります。

 

 

質問者: 返答済み 4 年 前.

本当に何度もスイマセン。

 

OUTLOOKはProfessionalです。OUTLOOKを開いた状態で、何故か沢山出来てしまったタスク(下図)の不要を削除しようとしたら、「Propertyでアクセス権を確認下さい」とか警告が出ます。 訳の判らないタスクが何故こんなに出来たのも不思議ですが、データの無いモノを消したいのですが...

graphic

 

ところで、昨日に会社のDeskTopのOutlook dateをNotePCのコピペして、今日メール確認しましたら、送受信エラー(下図)が出ました。

graphic

更に、不要メールを削除しようとしてみたら、又、下記の警告が出ました。

graphic

 

「又出た!」と思い、先にご指導頂いた 新しいArchive2を作成し、旧のarchiveデータをImportしましたが、未だ同じ警告が出ます? 何故ですか?

 

因みに現在explorerの状況は下図の様になっています。何か不要なモノが沢山ある様な感じがしますが...?

graphic

graphic

 

 

質問者: 返答済み 4 年 前.
あのー、PCの画面をPrintScrして、必要部分を貼り付けましたが、見えますか? Noなら画像の添付を返信メールにする方法教えて下さい。
専門家:  tsukuba_frog 返答済み 4 年 前.

すみません、画像が見れませんね。

おそらくですが、スクリーンショットを一度ファイルに保存して、
入力画面のクリップのアイコンからそのファイルをアップロードしていただく手順だと思います。


質問者: 返答済み 4 年 前.

「スクリーンショットを一度ファイルに保存して、入力画面のクリップのアイコンからそのファイルをアップロードしていただく手順だと思います。」ですが、私のPCにPDFで保存しています。どうやったら、そのUPLOADが出来るのですか?クリップのアイコンを押すと、何かInternet状からUPLOADする様な画面になるのですが...

専門家:  tsukuba_frog 返答済み 4 年 前.

私の画面だと英語表記なので同じかどうかは分かりませんが、
枠が2つの
・上の方には三行あってボタンと入力欄が2つ、
・下の方には「画像はJPEG,GIF,PNGで最大5MBまで」というような意味のメッセージ
という画面になるかと思うのですが、
その上の方のボタンをクリックすれば「画像のアップロード」という別な画面になり
PC内の画像が選択できると思います。

この部分の詳細な操作方法につきましての細かい質問は、
実際のところ私がお答えできる範囲外となりますので
申し訳ありませんがJustAnswerの運営側のサポートページ
http://ww2.justanswer.jp/ja/help/categories
を参照いただくか、お問い合わせフォーム
http://www.justanswer.jp/help/contact.aspx
へお問い合わせください。

質問者: 返答済み 4 年 前.

再度、Tryします。

OUTLOOKはProfessionalです。OUTLOOKを開いた状態で、何故か沢山出来てしまったタスク(下図)の不要分を削除しようとしたら、「Propertyでアクセス権を確認下さい」とか警告が出ます。 訳の判らないタスクが何故こんなに出来たのも不思議ですが、データの無いモノを消したいのですが...

graphic

まあ、これはそんなに重要ではないですがね。

 

次に、 昨日に会社のDeskTopのOutlook dateをNotePCのコピペして、週末の今日家でメール確認しましたら、送受信エラー(下図)が出ました。

graphic

 

そこで、不要メールを削除しようとしてみたら、又、下記の警告が出ました。

graphic

 

「又出た!」と思い、先にご指導頂いた 新しいArchive2をNotePCにも作成し、旧のarchiveデータをImportしましたが、未だ同じ警告が出ます? 何故ですか?

 

因みに現在explorerの状況は下図の様になっています。何か不要なモノが沢山ある様な感じがしますが...?何か、ゴチャゴチャ操作している内に、複雑になってしまった様で、一般的な保管場所と保管Fileを教えて貰えませんか?それ以外は削除してみます。

graphic

 

graphic

専門家:  tsukuba_frog 返答済み 4 年 前.

おそらくファイル名に日本語が含まれているせいで元画像が表示されませんね…。
これはJustAnswer側の不具合と思われます。
画像ファイル名を「aaa」などのような半角英数字のみにして
再度試してみていただけますでしょうか。
さすがにこのサムネイルではエラーメッセージがうまく読めませんもので。

この不具合自体は
JustAnswerの運営に私の方から連絡しておきます。

質問者: 返答済み 4 年 前.

再々、Tryします。 これで最後の質問になればと切望します。

 

OUTLOOKはProfessionalです。OUTLOOKを開いた状態で、何故か沢山出来てしまったタスク(下図)の不要分を削除しようとしたら、「Propertyでアクセス権を確認下さい」とか警告が出ます。 訳の判らないタスクが何故こんなに出来たのも不思議ですが、データの無いモノを消したいのですが...

 

graphic

まあ、これは件はそんなに重要ではないですがね。

 

次に、 昨日に会社のDeskTopのOutlook dateをNotePCのコピペして、週末の今日家でメール確認しましたら、送受信エラー(下図)が出ました。

 

graphic

そこで、不要メールを削除しようとしてみたら、又、下記の警告が出ました。

 

graphic

 

「又出た!」と思い、先にご指導頂いた 新しいArchive2をNotePCにも作成し、旧のarchiveデータをImportしましたが、未だ同じ警告が出ます? 何故ですか?

 

因みに現在explorerの状況は下図の様になっています。何か不要なモノが沢山ある様な感じがしますが...?何か、ゴチャゴチャ操作している内に、複雑になってしまった様で、一般的な保管場所と保管Fileを教えて貰えませんか?それ以外は削除してみます。

graphicgraphic

専門家:  tsukuba_frog 返答済み 4 年 前.

ひと通りスクリーンショットを確認しました。
これらの情報をきちんと最初に確認して頂いた方が良かったですね…。

●エラーについて
容量が溢れそうになっていたのは「archive」ではなく「Outlook」ですね。
ですので、「Outlook」を拡張しないといけなかった、という事でした。

ちょっと乱暴ですが、以下の手順が手っ取り早いです。
・Outlookを終了させる
・「Outlook」ファイルを「OutlookBK」などに名前を変更する
・Outlookを起動する
  そうしますと、ファイルが無い旨のメッセージが表示され、新たに空の「Outlook」ファイルが作成されます。
・「OutlookBK」から、新しく出来た「Outlook」に、インポートを行う
・メールのデータがインポートされた事が確認できたら、「OutlookBK」は削除する

上記の手順をお試しください。



●ファイルがたくさんある件
基本的には、「Outlook」だけある、というのが一般的です。
(受信トレイや送信トレイなどが全て「Outlook」の中です。)
それと「古いアイテムの整理」を行うと、「archive」(=保存フォルダ)が出来て
そこに古いデータは移される、という動きですね。

ですので、極論を言ってしまえば、それ以外のファイルについては
それらを消してしまってもOutlookの動作には差し支えありません。
メールアドレスがファイル名のファイルなどはどういう過程で出来たのかよく分かりませんが、
基本的には「マイドキュメント」の中にあるファイルは
何かしらデータの退避として出来たものの可能性が高いと思います。

また、「Outlook」と同じフォルダにある「個人用フォルダ(1)」ですが、
これも「(1)」というのが付いているという事は
何かファイルのコピーをして出来たファイルのように思えます。
少なくともアプリが動作するのに必要なファイルに「(1)」と付く事はまずあり得ませんので
こちらも使われていないファイルなのではないかなと思います。


●「タスク」がたくさんある件
これはおそらくですが、インポート操作などによってコピーされて
複数に増えたのではないでしょうか。
不要なpstファイルを取り除くことで減る可能性があります。

質問者: 返答済み 4 年 前.

「有難うございます。解決しました。」と言いたい所でしたが、完了していません。言われた通り、先ずOutlookBKにしてOutlookを起動したら、空のOutlookが作成されましたが、何故かpassword作成を求められました。 又、新しく出来たOutlookはマイドキュメントの中でした。 訳も分からず、OutlookをOutlookBKと同じFolderに移し、次に、Outlookを起動して、Importを実行。 Import元OutlookBK, Import先Outlookにしたら、「すでにOutlook,pstは使われている...」とかの警告が出て、次へ進むことが出来ません。

仕方なく、作成したOutlookを削除して、OutlookBKを参照するように起動したら立ち上がりましたが、今度は送受信もできなくなりました。

graphic

 

現在は、前にOutlook.pstの入って居たFolderにOutlookBKのみ入っています。

graphic

質問者: 返答済み 4 年 前.

追加です情報が、

現在削除した下図の旧Fileと作成したばかりのOutlookがゴミ箱にあります。

graphic

専門家:  tsukuba_frog 返答済み 4 年 前.

デフォルトで作成されるファイルの位置が異なっており
混乱させてしまったようですみません。

・まずパスワードですが、他の方にPCをいじられるような事がなければ、
 一文字も入力せずに登録でOKです。

・次に、Outlookファイルがマイドキュメントの中に作成されても慌てる必要はないです。
 そのまま操作すれば、OutlookBKからのインポートはできるはずです。
 (もしどうしてもインポートできない場合、archiveをコピーした時と同様に新しいファイルを作っても行けるはずです)
 
 その後、以下の手順で、使用するOutlookファイルを移動させる事が出来ます。
 
 (1)移したい位置にOutlookデータファイルをコピー
 (2)Outlookを起動
 (3)上部バーの「ファイル」-「情報」-「アカウント設定」からアカウント設定ダイアログを表示
 (4)メールアドレスをクリックすると、下の方に「フォルダーの変更」ボタンと
  そのメールアドレス設定で使用するデータファイルのファイルパスが表示されます。
 (5)「フォルダーの変更」ボタンをクリックし、移したい位置のpstファイルを選択
 
送受信でエラーとなるのも、ここの「メールアカウントとOutlookファイルの紐付け」が
誤った状態になっているからと考えられます。
確認してみてください。

質問者: 返答済み 4 年 前.

お陰様で成功した様です! 拙い質問にも辛抱強くお答え頂きました事、感謝致します。 これで来週の出張にも難なく出掛けられます。

最後、一点。 今後この新しい形式のoutlookの容量なら、今後、archiveは必要無くなったのでしょうか?それとも、古いデータの移行先として、残した方が良いのでしょうか?

専門家:  tsukuba_frog 返答済み 4 年 前.

何とかなりましたようで、一安心です。

「archive」ですけども、
「古いアイテムの整理」の操作をした時に無ければ作るものですので
それ自体をあまりしないのであれば不要といえば不要です。
どちらかというと気分的な問題ですね。

そもそもarchiveを一つにまとめておかなければならないわけでもなく、
例えば今あるものをどこか外付けのバックアップディスク等に移動させてしまって、
次に古いアイテムの整理をする時にはその時に新しくarchiveを作って保存して、
それもバックアップディスクにファイル名を替えて(日付でもつけて)移動させてしまう、
といった使い方も出来ます。

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質問者: 返答済み 4 年 前.

あのー、スイマセンが未だ質問できますか? 実は、1週間の出張から帰り、会社のDesk TopでMail操作していたら、又 OUTLOOKのフォルダーが一杯と警告が出ました。 一応、教えて頂いた操作(下記)

 

ちょっと乱暴ですが、以下の手順が手っ取り早いです。
・Outlookを終了させる
・「Outlook」ファイルを「OutlookBK」などに名前を変更する
・Outlookを起動する
  そうしますと、ファイルが無い旨のメッセージが表示され、新たに空の「Outlook」ファイルが作成されます。
・「OutlookBK」から、新しく出来た「Outlook」に、インポートを行う
・メールのデータがインポートされた事が確認できたら、「OutlookBK」は削除する

をしたのですが、未だ古いデータファイル形式 Outlook データ ファイル (97-2002)のままなのでしょうか?

専門家:  tsukuba_frog 返答済み 4 年 前.

いえ、Office2010でこれを行った場合は新しいデータファイル形式になるはずですよ。

質問者: 返答済み 4 年 前.
お返事有難う御座います。 Office2010で実施したのですが、何故か最初に出来たのは古い形式でした???お返事頂く前にゴチャゴチャ触っていたら、何となく解決してしまいました。お騒がせ致してスイマセン。
専門家:  tsukuba_frog 返答済み 4 年 前.

いえいえ、大丈夫であれば何よりです。

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