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sasaki
sasaki, 経営コンサルタント
カテゴリ: ビジネス・キャリア
満足したユーザー: 13
経験:  早稲田大学 大学院 博士課程後期 (中退)
65045214
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他部署から毎日電話や問合せが相当数あります。その中には無駄なものや質問の仕方があまりにも悪い(他部署任せ)といったも

解決済みの質問:

他部署から毎日電話や問合せが相当数あります。その中には無駄なものや質問の仕方があまりにも悪い(他部署任せ)といったものが多いです。朝から定時まで問い合わせにつきあってそのあとで業務では仕事になりません。
こういった電話や問い合わせを減らし、効率よく業務を進めていく方法はないでしょうか?
投稿: 5 年 前.
カテゴリ: ビジネス・キャリア
専門家:  sasaki 返答済み 5 年 前.
問合せのある業務内容にもよるかと思いますが、一般的には以下の対応が考えられます。

 1.業務に関するマニュアルを作成し、関係する部署に配布する。問合せをする前にマニュアルを参照してもらい、それでも分からないようであれば、電話をしてもらうようにします。マニュアルは紙で配布する以外にも、データをメールで配布したり、社内用のサイトなどで公開する、などの方法も考えられます。
 2.他部署の業務担当者に向けたトレーニング(研修)を実施する。研修そのものは時間も労力もかかりますが、担当者が業務内容を理解し問合せが減る ことが期待できることの他にも、業務の担当者がどういうところで悩むのか、なども分かるようになるかと思いますでの、こちらの対応の方針もその後立てやすくなるかと思います。
 3.他部署からの問合せ対応の専任担当者を任命する。ご質問の内容から、そんなに重要度の高い質問ではないようなので、対応の専任担当者は、新入社員やアルバイトなど、必ずしもハイスキルな人で有る必要はないかと思います。
 4.業務内容そのものを見直す。質問が多数発生する場合、そもそも当該業務のやり方やプロセスそのものに問題がある場合もあります。これは、時間も労力の相当に掛かりますし、場合によっては全社的な取り組みものなるかと思いますが、抜本的な解決や業務の全社的な効率向上の良い機会になるかと思います。
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